Facture freelance : les mentions obligatoires à connaître

Ta mission est terminée, le client est content, et il te reste une dernière chose à faire avant d’être payé : la facture. Là, le doute s’installe. Quelles mentions mettre, quel numéro choisir, que faire de la TVA ? Une facture freelance suit des règles précises, mais elles tiennent sur une page. Voici la liste complète des mentions obligatoires, les délais à connaître et ce que change la facturation électronique pour toi.

Faut-il faire une facture quand on est freelance ?

Oui. Dès que tu réalises une prestation pour un client professionnel, tu dois lui remettre une facture, et lui doit la conserver. C’est ta preuve de la vente, et celle qui déclenche le délai de paiement. Les règles s’appliquent à toi comme à n’importe quelle entreprise, micro-entrepreneur compris.

Cet article part du cas le plus courant, un client professionnel. Avec un particulier, certaines mentions changent. Dans les deux cas, la facture ne remplace pas le devis qui la précède. Si tu n’as pas encore écrit le tien, commence par l’article sur le devis freelance.

Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture freelance ?

Une facture freelance doit indiquer la date, un numéro unique, ton identité et celle du client, la description de la prestation avec prix unitaire HT, les totaux HT et TTC, la date limite de paiement, le taux des pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 €. La liste officielle est sur service-public.gouv.fr.

Voici le détail, dans l’ordre où tu les écriras.

• Date de la facture et numéro unique, dans une suite chronologique continue
• Date de la vente ou de la prestation
• Ton identité : nom, mention « EI » si tu es en entreprise individuelle (c’est le cas d’un micro-entrepreneur), adresse, numéro Siren
• L’identité du client : nom ou raison sociale, adresse
• Chaque ligne de la prestation, avec quantité, prix unitaire hors taxe et taux de TVA applicable
• Les totaux hors taxes et toutes taxes comprises
• La date de paiement, avec les conditions d’escompte pour paiement anticipé, ou la phrase « pas d’escompte »
• Le taux des pénalités de retard, dues sans qu’un rappel soit nécessaire
• L’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, pour un client professionnel
• La mention de TVA adaptée à ton cas, voir la section suivante

Ton IBAN n’est pas obligatoire, mais il accélère le paiement. Ajoute-le sans hésiter.

Que mettre sur la facture si tu ne factures pas de TVA ?

Si tu es en franchise en base de TVA, tu n’indiques aucun taux et tu écris « TVA non applicable, article 293 B du CGI ». Le total TTC est alors égal au total HT. Cette mention remplace la ligne de TVA et explique au client pourquoi aucune taxe n’apparaît.

La franchise vaut tant que ton chiffre d’affaires reste sous 37 500 € pour des prestations de services, avec un seuil majoré à 41 250 € en cours d’année. Ces seuils sont restés inchangés en 2026 (service-public.gouv.fr). Si tu dépasses le seuil majoré, la TVA s’applique dès le jour du dépassement, et ta facture doit alors afficher un taux et un numéro de TVA.

Exemple : Karim, consultant, est à 38 000 € de chiffre d’affaires en fin d’année. Il reste sous le seuil majoré de 41 250 €, donc il garde la franchise jusqu’au 31 décembre. Il la perd au 1er janvier suivant, et ses premières factures de l’année affichent 20 % de TVA.

Quand émettre la facture, comment la numéroter et combien de temps la garder ?

Émets la facture dès que la prestation est réalisée, ou à chaque échéance prévue au devis pour une mission longue. Numérote-la dans une suite continue, sans trou ni doublon. Conserve-la 10 ans, comme tes autres documents comptables.

• Émission. La règle de base est la remise de la facture à la réalisation de la prestation. Pour une mission longue, prévoir des factures d’acompte et de solde dans le devis évite d’attendre la fin du travail pour être payé.
• Numérotation. Chaque facture a un numéro unique, chronologique et continu. Un format simple fonctionne très bien, par exemple année, mois et rang : 2026-10-003 pour la troisième facture d’octobre 2026.
• Conservation. Tes factures et tes pièces comptables se gardent 10 ans. Les devis et les conditions générales de vente, 5 ans.

Si tu t’es trompé de montant ou de client, ne modifie jamais une facture déjà envoyée. L’article sur l’erreur de facturation en faveur du client détaille la marche à suivre.

Quels délais de paiement et quelles pénalités de retard prévoir ?

Entre professionnels, le délai de paiement est de 30 jours à défaut d’accord. Tu peux convenir d’un délai plus long, mais il ne dépasse pas 60 jours à compter de la date de facture, ou 45 jours fin de mois. En cas de retard, des pénalités et une indemnité de 40 € par facture impayée s’appliquent.

Trois points à retenir.

1. Les pénalités se calculent à un taux que tu fixes toi-même, qui ne peut pas descendre sous trois fois le taux d’intérêt légal.
2. L’indemnité de 40 € est forfaitaire. Elle s’applique une seule fois par facture, pas par jour de retard.
3. Ces mentions doivent figurer sur la facture et dans tes conditions générales de vente, ou dans ton contrat. L’article sur le contrat freelance explique comment les rédiger.

Écris une échéance claire, par exemple « à régler au plus tard le 30 novembre 2026 ». « À 30 jours » reste approximatif, une date précise évite les discussions.

Que change la facturation électronique pour un freelance ?

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises, micro-entrepreneurs compris, doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. L’obligation d’émettre de cette façon arrive le 1er septembre 2027 pour les micro-entreprises, après les grandes entreprises et les ETI qui s’y sont mises dès septembre 2026 (economie.gouv.fr).

Concrètement, voici ce qui t’attend.

• Réception. Choisis un outil capable de recevoir des factures électroniques, et vérifie ce que propose celui que tu utilises déjà (logiciel de facturation, banque en ligne ou comptable).
• Émission. Tu as jusqu’au 1er septembre 2027 pour envoyer tes factures par ce canal, au lieu d’un PDF par e-mail.
• Nouvelles mentions. Quatre mentions s’ajoutent sur les factures : le numéro Siren du client, l’adresse de livraison quand elle diffère de celle du client, la nature de l’opération (vente de biens, prestation de services ou les deux), et l’option pour la TVA sur les débits quand tu y as opté. Elles s’imposent aux micro-entreprises à partir de septembre 2027.

Rien à changer aujourd’hui sur ton modèle, sauf si tu travailles avec une grande entreprise qui te demande de passer par sa plateforme. Reprends simplement ces quatre lignes quand ton échéance approchera.

Comment envoyer ta facture et suivre les paiements ?

Envoie ta facture par e-mail en PDF, avec un objet clair (« Facture 2026-10-003, audit des outils de gestion ») et un message de deux lignes. Note ensuite la date limite de paiement dans un tableau de suivi, et relance le lendemain de l’échéance si rien n’est arrivé.

Un tableau de suivi tient en cinq colonnes : numéro de facture, client, montant, date limite et statut (envoyée, payée, relancée). Une feuille de calcul suffit au début. Si tu gères déjà tes prospects dans un outil, regarde si le CRM pour indépendant que tu utilises peut aussi suivre tes factures.

Pense aussi à ton livre des recettes. En micro-entreprise, tu y inscris chaque encaissement à sa date, avec le numéro de la facture. C’est un document obligatoire, et il se remplit en deux minutes si tu le tiens à jour au fil de l’eau.

Exemple : Karim envoie sa facture le 28 octobre, ajoute la ligne dans son tableau avec l’échéance du 27 novembre, et bloque un rappel le 28 novembre. Le client paie le 2 décembre, il écrit « payée » dans la colonne statut et reporte la somme dans son livre des recettes.

Que risques-tu si une mention manque sur ta facture ?

Une mention manquante ou inexacte te coûte une amende de 15 € par mention, plafonnée à 25 % du montant de la facture. Une facture fictive ou un oubli de facturation sont bien plus lourds, avec des amendes pouvant atteindre 75 000 € pour une personne physique. Au quotidien, le vrai risque est ailleurs, un client qui refuse de payer ou de comptabiliser une facture incomplète.

C’est un peu le même principe qu’avec le devis. Une facture complète te protège autant qu’elle te met en règle, car elle prouve ce que tu as vendu, à qui, et pour quand.

À quoi ressemble une facture freelance complète ?

Voici une facture type pour une mission de conseil, les montants sont illustratifs.

Exemple : Karim émet la facture n° 2026-10-003 le 28 octobre 2026, pour la société Bernard Logistique, à régler avant le 27 novembre.

Désignation	Quantité	Prix unitaire HT	Total HT
Audit des outils de gestion	3 jours	450 €	1 350 €
Rapport et restitution	1 jour	450 €	450 €
Total HT			1 800 €

Sous le tableau, quatre mentions.

• « TVA non applicable, article 293 B du CGI », total TTC : 1 800 €
• « Acompte déjà réglé : 540 €, reste à payer : 1 260 € »
• « Pénalités de retard : trois fois le taux d’intérêt légal. Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement : 40 € »
• « Pas d’escompte pour paiement anticipé »

En en-tête, ton nom suivi de « EI », ton adresse et ton Siren, puis ceux du client. Si tu utilises un logiciel de facturation, il applique tout seul la numérotation continue et les mentions fixes.

Ta facture freelance, prête en cinq minutes

Reprends l’exemple de Karim et remplace ses lignes par les tiennes. Vérifie ton numéro, ta date de paiement et ta mention de TVA, puis envoie la facture dès la mission terminée. Garde un exemplaire dans un dossier daté, sauvegardé.

Une facture complète te met en règle et accélère ton paiement. Elle fait aussi partie de la route plus large décrite dans se lancer en freelance, étape par étape, où tu retrouves le statut, les prix et la prospection.

Questions fréquentes sur la facture freelance

Un freelance en micro-entreprise doit-il faire des factures ?

Oui. Le micro-entrepreneur facture ses clients comme toute entreprise, avec les mêmes mentions obligatoires. Il est seulement dispensé de la TVA tant qu’il reste sous le seuil de franchise, ce qu’il indique par la mention de l’article 293 B du CGI.

Peut-on faire une facture sans numéro Siren ?

Non. Le numéro Siren fait partie des mentions d’identification du vendeur. Tu l’obtiens à l’immatriculation de ton activité, et tu le retrouves sur ton avis de situation ou sur l’annuaire des entreprises.

Une facture peut-elle être envoyée par e-mail ?

Oui, au format PDF, à condition que la facture soit complète et que le client puisse la conserver. À partir de septembre 2027, les micro-entreprises devront émettre leurs factures par le circuit électronique.

Que faire si un client ne paie pas ?

Relance-le d’abord par e-mail, puis par courrier de mise en demeure, en rappelant l’échéance, les pénalités et l’indemnité de 40 €. Garde la trace de chaque envoi. Si le silence continue, un commissaire de justice (l’ancien huissier) ou une procédure d’injonction de payer sont les étapes suivantes.

Quelle différence entre facture d’acompte et facture de solde ?

La facture d’acompte réclame la première somme prévue au devis, souvent à la signature. La facture de solde réclame le reste à la livraison, en déduisant l’acompte déjà versé. Les deux suivent la même numérotation continue.